Software für Fahrzeugvermieter
RentBase verbindet Buchungen, Fahrzeuge, Kunden, Übergaben, Rückgaben und Abrechnung in einer zentralen Plattform. Vom ersten Kundenkontakt bis zur fertigen Rechnung.
oder direkt per WhatsApp anfragen
Der Vermietprozess
Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Was einmal erfasst ist, steht im nächsten Schritt bereit: im Vertrag, im Übergabeprotokoll und auf der Rechnung.
Zeitraum wählen, Verfügbarkeit geprüft, Preis berechnet.
Kundendaten, Führerschein und Fahrzeug an einem Vorgang.
Mietvertrag mit Mietbedingungen digital unterschreiben.
Kilometer, Tank, Zubehör, Fotos und Unterschrift am Fahrzeug.
Abgleich mit der Übergabe, Mehrkilometer und neue Schäden.
Rechnung direkt aus dem Vorgang, Zusatzkosten inklusive.
Zahlungen und Kaution getrennt und nachvollziehbar erfasst.
Das Prinzip
Kunde, Fahrzeug, Zeitraum, Vertrag, Übergabe, Rückgabe, Schäden, Zahlungen und Rechnung gehören bei RentBase zu einem gemeinsamen Vorgang. Niemand sucht in Ordnern, Postfächern oder auf Handys nach dem Übergabefoto von letzter Woche.
Funktionen
Von der Disposition bis zur Buchhaltung: RentBase deckt die Arbeit ab, die in einer Vermietung täglich anfällt, ohne dass du zwischen Programmen wechseln musst.
Buchungsverwaltung
Der Dispo-Kalender zeigt, welches Fahrzeug wann vergeben ist. Doppelbelegungen werden beim Buchen erkannt, bevor sie entstehen.
Fuhrpark
Status, Verfügbarkeit, Kilometerstand, Wartung und HU-Termine in einer Fahrzeugakte. Fahrzeuge in der Werkstatt oder gesperrte Fahrzeuge lassen sich nicht versehentlich vermieten.
Rechnungen, Zahlungen & Kaution
Mietpreis aus dem Vertrag, Mehrkilometer und Tank aus der Rückgabe: RentBase übernimmt die bestätigten Beträge in die Rechnung. Zahlungen und Kaution werden getrennt geführt, damit nichts versehentlich verrechnet wird.
Kundenverwaltung
Die Kundenakte bündelt Stammdaten, Ausweis- und Führerscheinangaben, vergangene Mieten, Rechnungen und Zahlungen. Bestehende Kundenlisten lassen sich aus CSV- oder Excel-Dateien übernehmen.
Mietverträge mit versionierten Mietbedingungen, digitaler Unterschrift und PDF direkt aus dem Vorgang.
Schadenakten mit Fotos, Skizze, Haftungsprüfung und Reparaturstand, nachvollziehbar bis zur Abrechnung.
Abholungen, Rückgaben, offene Rechnungen, Kautionen und Fristen des Tages auf einen Blick.
Inhaber, Disposition und Hof mit passenden Rechten. Jede Geldbewegung wird protokolliert.
Anhörungsbögen der richtigen Vermietung und dem Fahrer zuordnen und fristgerecht beantworten.
Rückgabe außerhalb der Öffnungszeiten, etwa über eine Schlüsselbox, mit anschließender Prüfung durch das Team.
Wartungspläne mit Fälligkeiten nach Datum und Kilometerstand, Werkstatttermine und Kosten je Fahrzeug.
Überfällige Rechnungen im Blick, Zahlungserinnerung und Mahnstufen als PDF per E-Mail, Mahngebühr als eigene Rechnung.
Kaution erfassen, freigeben oder einbehalten und die Rückzahlung dokumentieren, getrennt von der Miete.
Digitale Übergabe & Rückgabe
Übergabe und Rückgabe erledigst du dort, wo sie stattfinden: direkt am Fahrzeug, auf Tablet oder Smartphone. Alles, was du erfasst, steht sofort im Vorgang am Desktop bereit.
Bei der Rückgabe vergleicht RentBase mit dem Übergabeprotokoll und schlägt Mehrkilometer und Betankung vor. Das unterschriebene Protokoll wird als PDF abgelegt und kann per E-Mail versendet werden.
Übergabeprotokoll
Mit dem Abschluss der Übergabe erzeugt RentBase das Protokoll als PDF. Alles, was am Fahrzeug erfasst wurde, steht darin strukturiert und vollständig: vom Kilometer- und Tankstand bis zu Schäden, Zubehör und Unterschriften.
Beispiel mit fiktiven Daten. In deinen Protokollen stehen im Kopf deine Firmendaten, auf Wunsch mit deinem Logo.
Antippen öffnet das vollständige Protokoll als PDF.
Kaution
Vom Eingang bis zur Rückzahlung dokumentiert RentBase, was mit der Kaution passiert, und verrechnet nichts ohne deine Bestätigung. Eine erhaltene Kaution verringert nie den offenen Mietbetrag.
Vorgabe aus Fahrzeug, Fahrzeuggruppe oder Firmenstandard, im Mietvertrag festgeschrieben.
Bar, Karte oder Überweisung, schon bei der Buchung oder später dokumentiert.
Freigeben, mit Grund einbehalten oder mit der Rechnung verrechnen. Nichts davon passiert automatisch.
Rückzahlung mit Beleg und eigener Nummer, die IBAN wird geprüft und nur maskiert angezeigt.
Beispiel: Nach der Rückgabe wurden 62,40 € Zusatzkosten mit der Kaution verrechnet, der Rest wurde freigegeben und ausgezahlt.
Kaution und Rechnung bleiben getrennt, bis du die Verrechnung ausdrücklich bestätigst, auf Wunsch direkt beim Rechnungsabschluss.
Jede Rückzahlung erhält einen Auszahlungsbeleg als PDF, auf Wunsch per E-Mail an den Kunden, mit Platz für Nachweise.
Fehler werden mit Grund storniert und bleiben sichtbar. Jede Bewegung ist protokolliert, die Summen prüft das System.
Karten- und Überweisungszahlungen werden in RentBase dokumentiert, nicht ausgeführt. Du behältst dein Kassen- und Bankkonto wie gewohnt.
Lösungen
RentBase ist auf die Vermietung von PKW und Transportern ausgelegt, vom inhabergeführten Betrieb bis zum Vermieter mit eigenem Team.
Vom Kleinwagen bis zur Premiumflotte.
Verfügbarkeiten und Vermietungen einfach organisieren.
Disposition, Hof und Inhaber arbeiten im selben Vorgang, jeder mit passenden Rechten.
Strukturen schaffen, ohne die Software wechseln zu müssen.
Im Vergleich
Preise
Du zahlst nur für die Größe deiner Flotte. Alle Funktionen sind derzeit in jedem Tarif enthalten, ohne Zusatzmodule.
Für kleine Vermieter.
bis 10 Fahrzeuge
120 €/ Monat
Alle Funktionen inklusive
Für wachsende Flotten.
bis 50 Fahrzeuge
200 €/ Monat
Alle Funktionen inklusive
Für große Flotten.
bis 100 Fahrzeuge
290 €/ Monat
Alle Funktionen inklusive
Alle Preise monatlich, zzgl. MwSt. Alle Funktionen sind derzeit in jedem Tarif enthalten.
Mehr als 100 Fahrzeuge? Sprich uns an, wir finden einen passenden Tarif.
Fragen zu den Tarifen? Schreib uns aninfo@rent-base.deoderper WhatsApp
FAQ
Deine Frage ist nicht dabei? Schreib uns an info@rent-base.de oder per WhatsApp.
Für Auto- und Transportervermietungen, die Buchungen, Verträge, Übergaben, Rückgaben und Abrechnung in einem System führen möchten, vom Einzelunternehmen bis zum Vermieter mit Team.
Nein. RentBase läuft im Browser. Du meldest dich an und arbeitest sofort, ohne Installation und ohne eigenen Server.
Ja. Übergabe und Rückgabe sind für die Arbeit am Fahrzeug gebaut, mit Fotos direkt aus der Kamera und Unterschrift auf dem Bildschirm. Die Verwaltung nutzt du am besten am Desktop.
Ja. Mitarbeiter erhalten eine Rolle, zum Beispiel Inhaber, Disposition oder Hof. Jede Rolle sieht und darf nur, was sie für ihre Arbeit braucht.
Eine eigene Standortverwaltung gibt es derzeit noch nicht. Sprich uns an, wenn du mehrere Standorte hast. Wir klären gemeinsam, wie RentBase heute zu deinem Ablauf passt.
Ja. Kundenlisten lassen sich als CSV- oder Excel-Datei importieren. Vor der Übernahme siehst du eine Prüfung, welche Einträge vollständig sind.
Am Fahrzeug erfasst du Schritt für Schritt Kilometerstand, Tank- oder Ladestand, Zubehör, Zustand, Fotos und vorhandene Schäden. Der Kunde unterschreibt auf dem Gerät, das Protokoll wird als PDF gespeichert und kann per E-Mail versendet werden.
Ja. Schäden werden auf einer Fahrzeugskizze markiert und mit Fotos belegt. Bei der Rückgabe siehst du, was neu ist, und kannst daraus eine Schadenakte bis zur Abrechnung führen.
Die vereinbarte Kaution steht im Mietvertrag. Du dokumentierst den Eingang, bar, per Karte oder Überweisung. Nach der Rückgabe entscheidest du: freigeben, mit Grund einbehalten oder mit der Rechnung verrechnen. Die Rückzahlung erhält einen Auszahlungsbeleg. RentBase bucht dabei nichts ab und zahlt nichts selbst aus; Zahlungen werden dokumentiert.
Ja. Die Rechnung entsteht aus der Vermietung mit Mietpreis und bestätigten Zusatzkosten. Gutschriften und Stornobelege sind ebenfalls möglich, jeweils mit eigener Nummer und PDF.
Ja. Überfällige Rechnungen siehst du in der Forderungsübersicht. Du erstellst Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung jeweils mit einem Klick als PDF und versendest sie per E-Mail. Eine Mahngebühr wird als eigene Rechnung geführt. Nichts davon passiert automatisch.
RentBase wird auf Servern in Deutschland betrieben. Die Daten jedes Vermieters sind von anderen Vermietern getrennt, und die Datenbank wird täglich gesichert.
Ja. Schreib uns kurz per E-Mail an info@rent-base.de oder per WhatsApp an +49 179 1528109. Wir richten dir einen Testzugang ein und helfen beim Einstieg.
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Wir richten deinen Testzugang persönlich ein, per E-Mail oder WhatsApp.
